Unternehmen: Mittelständisches Unternehmen mit rund 1.600 Mitarbeitern und ca. 200 Mio. Umsatz
Entwicklung und Produktion von Elektro- und Elektronikprodukten für Industrie und Bauwesen
Globales Projektziel: Klärung und Beseitigung der Ursachen für häufige Beschwerden und Neudefinition der Prozesse
Ausgangssituation: Immer wieder gingen Beschwerden aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen über die Abteilung, die für die Bearbeitung von kundenspezifischen Projekten zuständig ist, bei der Geschäftsführung ein:
  • E-Mails werden nicht oder erst Tage später beantwortet
  • keine Information über den Status von Projekten erhältlich
  • Bearbeitung von Projekten dauert zu lange
  • Deckungsbeiträge der Projekte sind häufig zu gering
  • Konstruktionsunterlagen sind in fast allen Fällen mangelhaft
  • etc.
Herangehensweise: Erstellung einer Problemlösungsmatrix mit den folgenden Inhalten:
  1. Hinterfragen der Probleme durch Interviews mit den Mitarbeitern der Abteilungen, aus denen die Beschwerden stammten
  2. Klärung der Ursachen durch Einzelinterviews mit allen Mitarbeitern der Projektabteilung
  3. Definition des Soll-Zustandes in Zusammenarbeit mit allen Betroffenen
  4. Erarbeitung von Lösungsvorschlägen in Zusammenarbeit mit allen Betroffenen
  5. Ermittlung der benötigten Ressourcen (Arbeitszeit, Software, Schulung etc.) sowie der voraussichtlichen Dauer und Kosten der Maßnahmen
  6. Freigabe der Maßnahmen durch die Bereichsleitung
  7. Umsetzung der Maßnahmen in Zusammenarbeit mit allen Betroffenen
Ausschnitt aus
den umgesetzten
Maßnahmen und
dem erreichten
Nutzen:
  • Einführung von Multiprojektmanagement mittels Kanban-System für die Projektpriorisierung, Ressourcenplanung und Fortschrittsmessung in Verbindung mit agilen Abstimmungsrunden. Dadurch …
    • gleichmäßigere Verteilung von Projekten auf die verfügbaren Ressourcen und transparentere Ressourcenplanung
    • tagesaktueller Status zum Projektfortschritt
    • optimale Nutzung von Synergieeffekten durch Erfahrungsaustausch zwischen den Projektmitarbeitern
  • Unterscheidung zwischen Aufträgen (Zuständigkeit Vertriebsinnendienst) und Projekten (Zuständigkeit Projektabteilung). Dadurch …
    • eindeutige Trennung von Zuständigkeiten
    • Gewinnung von Projektkapazitäten
  • Einführung einer Anfrage-Checkliste (= Lastenheft) für Vertriebsmitarbeiter und Kunden. Dadurch …
    • bessere Auftragsklärung vor Projektbeginn und somit Steigerung der Anfragequalität
    • Schaffung eines besseren technischen Verständnisses in der Vertriebsabteilung
  • Einführung eines Freigabeprozesses vor Erstellung der Fertigungsunterlagen. Dadurch …
    • Schaffung eines höheren Kostenbewusstseins in der Projekt- sowie in der Vertriebsabteilung
    • Klärung der Kostenübernahme vorab statt hinterher
    • Gewinnung von Projektkapazitäten durch Reduktion von kostenlosen Musterfertigungen
  • Trennung der technischen Klärung von der technischen Umsetzung. Dadurch …
    • signifikante Verbesserung der Qualität der Fertigungsunterlagen durch 4-Augen-Prinzip
    • Senkung der Durchlaufzeiten
  • Einführung von “Hospitationsterminen” in der Fertigung. Dadurch …
    • Senkung der Fehlerquote bei der Erstellung der Fertigungsunterlagen
    • allgemein fertigungsgerechtere Konstruktionen
  • Einführung genereller Kommunikations- und Feedbackregeln. Dadurch …
    • Optimierung des Informations- und Kommunikationsflusses zu anderen Abteilungen und Bereichen
    • Verbesserung des Images der Projektabteilung im Unternehmen und bei Kunden
Auftraggeber: Bereichsleiter Back Office
Projektleitung: Angelika Fuß
Kernprojektteam: 15 Mitarbeiter der Projektabteilung
Erweitertes Projektteam: Abteilungs- und Bereichsleiter der von der Umsetzung betroffenen Abteilungen
Aufwand Projektmanagement: ca. 1.300 Projektmanagementstunden in einem Zeitraum von 10 Monaten

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